合宿案内文の書き方！今すぐ使える例文とテンプレート集

合宿を開催するときに欠かせないのが「案内文」です。

日時や場所を伝えるだけでなく、読む人が安心して参加できるように目的や流れを丁寧に案内することが大切です。

しかし、「どう書けば伝わるのか」「どんな表現が正しいのか」と迷う人も多いですよね。

この記事では、そんな不安を解消するために、合宿案内文の基本構成・書き方のポイント・すぐ使える例文を目的別に紹介します。

スポーツ団体、大学ゼミ、企業研修など、どんなシーンにも対応できるテンプレート付き。

この記事を読めば、読みやすく信頼される合宿案内文を自分で作れるようになります。

それでは、第1章「合宿案内文とは？目的と役割を整理しよう」を執筆します。

合宿案内文とは？目的と役割を整理しよう
合宿案内文に入れるべき基本要素
案内文の書き方と構成テンプレート
合宿案内の例文集【フルバージョン5選＋短文例】
案内文を「伝わる文章」にするテクニック
配布前にチェック！案内文の確認リスト
まとめ：分かりやすく伝えることが合宿成功の第一歩

合宿案内文とは？目的と役割を整理しよう

合宿の案内文は、ただ日程や場所を知らせるだけの文章ではありません。

読んだ人が「行ってみたい」「安心して参加できそう」と感じられるように、情報と気持ちの両方を届ける役割があります。

ここでは、合宿案内文の基本的な目的と、どんな視点で書くと伝わりやすいかを整理していきましょう。

合宿案内文が果たす3つの目的

合宿案内文には、大きく分けて次の3つの目的があります。

目的	内容
① 情報提供	日時・場所・費用など、参加に必要な情報を正確に伝える。
② 信頼形成	丁寧な言葉で案内することで、主催側の信頼感や誠実さを伝える。
③ 参加促進	楽しみや意義を伝え、参加への意欲を高める。

これら3つの目的を意識して書くだけで、案内文の印象は大きく変わります。

旅行案内との違いと書き方の方向性

旅行案内と合宿案内は似ていますが、目的が異なります。

旅行案内は「楽しみを伝える」ことが中心ですが、合宿案内は「目的を理解してもらい、円滑な準備と参加を促す」文章です。

つまり、楽しさよりも「安心して参加できる情報提供」が優先となります。

比較項目	旅行案内	合宿案内
目的	娯楽・観光	練習・学習・研修・交流
重視する情報	見どころ・楽しみ	目的・日程・費用・持ち物など
文体	カジュアルで明るい	丁寧で分かりやすい

読者が学生でも社会人でも、「主催側がきちんと準備している」と感じられることが信頼につながります。

読む人の不安を解消するための基本構成

初めて合宿に参加する人は、「どんな雰囲気なのか」「何を準備すればいいのか」といった不安を抱きがちです。

その不安を解消するために、案内文は次のような構成にすると安心感が高まります。

構成	ポイント
① 導入（挨拶・目的）	感謝の言葉と開催の意図を簡潔に。
② 本文（詳細情報）	日時・場所・費用・持ち物を明記。
③ 結び（呼びかけ）	出欠や連絡方法を明確に。

「丁寧で整理された構成＝信頼される案内文」という意識を持つと、自然に読みやすい文章が書けます。

合宿案内文は、主催側の想いと参加者の安心をつなぐ架け橋。 その意識を持つことが、良い案内文づくりの第一歩です。

それでは、第2章「合宿案内文に入れるべき基本要素」を執筆します。

合宿案内文に入れるべき基本要素

ここでは、合宿案内文に必ず含めるべき内容を整理します。

参加者に「この案内を見ればすべてわかる」と思ってもらえるように、情報を抜け漏れなく記載することがポイントです。

また、単に項目を並べるだけでなく、見やすく、理解しやすいレイアウトでまとめる工夫も大切です。

必須の8項目（日時・場所・費用など）

まずは、どんな合宿でも共通して必要となる基本情報を確認しておきましょう。

項目	内容
① 日時	開始・終了の日付と集合時間を明確に。
② 場所	住所・施設名・アクセス方法などを記載。
③ 集合場所	集合時間と場所をはっきり書く。
④ 費用	宿泊費・食費・交通費などの合計額を提示。
⑤ 持ち物	服装や必要品をリスト形式で明示。
⑥ 目的・テーマ	なぜこの合宿を行うのかを簡潔に。
⑦ 連絡先	問い合わせ先の担当者名と連絡方法。
⑧ 出欠方法	返信締切日や提出方法を明記。

これらをすべて記載することで、参加者が自分で準備しやすくなります。

「必要な情報が1ページで完結している」という状態を目指しましょう。

参加者が迷わないための文面チェックポイント

案内文を作るときは、内容だけでなく「読みやすさ」も重視します。

たとえば、同じ情報でも文の順序が違うだけで印象が変わります。

悪い例	改善例
「合宿の日程は8月です。費用は15,000円です。場所は○○です。」	「8月10日（日）〜12日（火）に、○○県○○市のペンションで開催します。費用は15,000円（宿泊費・食費込み）です。」

一文で複数の情報をまとめると、読む人が理解しやすくなります。

また、日付・金額・施設名などの数字情報は誤記が起きやすいポイントなので、必ず複数人で確認しましょう。

長くなりすぎるときの「別紙活用テク」

スケジュールや持ち物の説明が多くなる場合、案内文を2部構成にするのも有効です。

文書構成	内容
本文（案内文）	目的・日程・費用・連絡先などの概要を記載。
別紙（補足資料）	スケジュール表・持ち物リスト・注意事項などを詳細に記載。

本文で「詳細は別紙をご確認ください」と記載しておくと、全体の見通しが良くなります。

特に初めての合宿や規模が大きい場合は、この方法が効果的です。

読む人の立場に立って、必要な情報を整理すること。 それが信頼される案内文づくりの基本です。

それでは、第3章「案内文の書き方と構成テンプレート」を執筆します。

案内文の書き方と構成テンプレート

合宿案内文を書くときに、まず意識すべきは「読み手がどんな順序で情報を理解するか」です。

挨拶から始まり、目的、詳細、そして最後の締めまで、自然な流れで構成すると、参加者が内容をスムーズに把握できます。

ここでは、基本の流れと、それぞれのパートでの書き方のコツを紹介します。

導入（あいさつ文）の型と好印象な言葉遣い

案内文の冒頭では、まず「感謝」や「近況」など、柔らかい一文から始めましょう。

これは、読み手に親近感を与え、自然に本文へと導く役割があります。

目的	例文
感謝を伝える	「日頃より活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。」
季節の挨拶	「暑さが厳しい季節となりましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。」
開催の目的を添える	「このたび、団体活動の一環として、恒例の夏合宿を下記の通り実施いたします。」

丁寧でありながら堅すぎない文体を心がけると、読みやすく温かい印象になります。

本文（詳細部分）での情報整理法

本文部分では、必要な情報を見やすく整理することが大切です。

情報の優先順位を意識して、上から順に「日程 → 場所 → 費用 → 持ち物 → 注意事項 → 出欠確認」と並べると理解しやすくなります。

項目	書き方のコツ
日程・場所	「○月○日〜○月○日、○○県○○市の△△ペンションで開催します。」のように簡潔に。
費用	金額だけでなく「何が含まれているか」を添える。
持ち物	箇条書きで示すと視認性が高まる。
出欠・連絡	期限と担当者名を明記。

この部分は「一覧性」が鍵です。長文になる場合は、段落を分けたり、表や箇条書きを使って整理しましょう。

締め（お願い・出欠確認）の定型表現集

締めの文では、読者に「参加したい」と思ってもらうよう、柔らかく呼びかけます。

同時に、連絡の締切や方法を具体的に示して、行動を促すことも大切です。

目的	例文
参加呼びかけ	「皆さまのご参加を心よりお待ちしております。」
出欠締切を伝える	「出欠のご連絡は○月○日までに、担当○○までお願いいたします。」
今後の案内について	「詳細なスケジュールは、参加確定後に別途お知らせいたします。」

最後の印象は全体の印象を左右します。

結びの文で礼儀正しく締めることで、丁寧で信頼感のある案内文になります。

「読み手の行動を明確に導く」 これが、よい合宿案内文の構成の基本です。

それでは、第4章「合宿案内の例文集【フルバージョン5選＋短文例】」を執筆します。

合宿案内の例文集【フルバージョン5選＋短文例】

この章では、目的や対象に応じて使い分けられる「合宿案内文の完成例」を紹介します。

すぐに使えるよう、全文コピーして使える構成にしています。

また、各例文の前には「使いどころ」と「ポイント」も付けています。

【スポーツ少年団向け】夏合宿案内フル文

■ 使いどころ： 部活動や地域クラブの保護者・メンバーへの案内。

■ ポイント： 活動目的を明確にし、安心感を与える表現を重視。

 ○○スポーツ少年団 夏合宿のご案内 日頃より活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。 今年も恒例の夏合宿を下記のとおり実施いたします。 自然の中での活動を通じて、チームの団結と自主性を育む機会としたいと考えております。 皆さまのご参加を心よりお待ちしております。 【日　程】2025年8月10日（日）〜12日（火） 【場　所】○○県○○市 ○○ペンション 【集　合】○○駅前 午前9時 【費　用】15,000円（宿泊費・食費込み） 【持ち物】運動着、タオル、水筒、健康保険証の写しなど 【申込締切】7月20日（土） 【連絡先】担当 ○○（電話番号・メール） ※詳細スケジュールは、参加者に後日お知らせいたします。

【大学ゼミ・研究室向け】研究合宿案内文

■ 使いどころ： 学生・教員間での研究合宿や勉強会案内に。

■ ポイント： フォーマルな印象を保ちつつ、親しみのある語調で。

 件名：【ゼミ合宿のご案内】2025年度夏季研究合宿について ○○ゼミの皆さまへ お疲れさまです。 今年度の研究合宿を下記のとおり実施いたします。 研究発表や討論の場に加え、メンバー同士の交流を深める良い機会にしたいと思います。 ぜひご参加ください。 【日　時】2025年9月5日（金）〜6日（土） 【会　場】○○研修センター（○○県○○市） 【集　合】初日午前10時 現地集合 【費　用】10,000円（宿泊費・食費込み） 【申込期限】8月25日（月） 【連絡先】担当：○○教授研究室（メールアドレス） ※研究テーマ発表を予定している方は、事前に担当へお知らせください。

【企業・社会人向け】ビジネス研修合宿の案内

■ 使いどころ： 社員研修・チームビルディング・新入社員合宿などに。

■ ポイント： 目的と期待される成果を明確にし、ビジネス文調で。

 件名：【研修合宿のご案内】チーム強化・スキルアップ研修について 社員各位 日頃より業務にご尽力いただきありがとうございます。 このたび、チーム力向上と部門間の連携強化を目的とした研修合宿を実施いたします。 下記の内容をご確認のうえ、ぜひご参加ください。 【日　時】2025年11月8日（土）〜9日（日） 【会　場】○○研修施設（○○県○○市） 【内　容】グループ討議・課題演習・振り返りセッション 【費　用】会社負担 【宿泊・食事】研修施設内にて提供 【申込締切】10月20日（月） 【担当】総務部 ○○（メール・内線番号） ※スケジュール詳細は別紙をご参照ください。

【サークル・趣味団体向け】交流合宿案内文

■ 使いどころ： 趣味・文化系サークルなどの交流合宿に。

■ ポイント： 和やかで親しみのある言葉を使う。

 件名：【○○サークル】秋の交流合宿のお知らせ ○○サークルの皆さまへ いつも活動へのご参加ありがとうございます。 秋の恒例イベントとして、交流合宿を開催いたします。 今回は○○の自然豊かな環境の中で、ゆったりとした時間を過ごしながら交流を深める予定です。 【日　程】2025年10月18日（土）〜19日（日） 【場　所】○○県○○町 ○○コテージ 【費　用】12,000円（宿泊費・食事代込み） 【持ち物】動きやすい服装、筆記用具 【連絡先】幹事 ○○（メールアドレス） 【申込締切】10月5日（日） ご都合の合う方は、ぜひご参加ください。 みんなで楽しい時間を過ごしましょう。

【保護者宛て】子ども合宿参加案内の文例

■ 使いどころ： 学校・団体が保護者に向けて送る案内文。

■ ポイント： 安心感を重視し、わかりやすい言葉で説明する。

 ○○学童クラブ 保護者各位 いつもお子さまの活動へのご理解とご協力をいただきありがとうございます。 このたび、子どもたちの協調性や自主性を育む目的で、下記のとおり宿泊合宿を行います。 安全面に十分配慮し、スタッフ一同でサポートいたします。 【日　時】2025年7月22日（火）〜23日（水） 【場　所】○○県○○自然の家 【費　用】10,000円（宿泊費・食事代含む） 【持ち物】着替え、洗面用具、筆記用具など 【申込締切】7月5日（土） 【連絡先】担当 ○○（電話番号） ※参加希望の方は申込書を提出のうえ、費用を指定日までにお納めください。

【ショート例文集】すぐ使えるメール・LINE用テンプレート

短いメッセージや連絡アプリでの案内用に、コンパクトな文例も用意しました。

用途	文例
簡単案内	「8月10〜12日に合宿を実施します。詳細は添付資料をご覧ください。出欠のご連絡は7月20日までにお願いします。」
出欠確認	「合宿の出欠確認です。参加可否を○月○日までにお知らせください。」
参加者向け追記	「合宿に参加いただく皆さまへ。当日の持ち物リストをお送りします。忘れ物がないようご確認ください。」

状況に合わせて使い分けることで、伝わりやすさと好印象の両立ができます。

それでは、第5章「案内文を『伝わる文章』にするテクニック」を執筆します。

案内文を「伝わる文章」にするテクニック

同じ情報でも、書き方ひとつで印象は大きく変わります。

この章では、案内文をより読みやすく、好印象に仕上げるための実践的なコツを紹介します。

特に、句読点の使い方や段落の分け方、視覚的な整理を意識するだけで、ぐっと伝わりやすくなります。

丁寧で親しみやすいトーンの作り方

案内文では、「親しみやすさ」と「信頼感」の両立が大切です。

堅苦しくなりすぎず、それでいて丁寧に感じられる文体を心がけましょう。

悪い例	改善例
「合宿を実施しますので、参加願います。」	「このたび、合宿を下記のとおり実施いたします。ぜひご参加ください。」
「ご不明な点がありましたら連絡ください。」	「ご不明な点がありましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。」

一文を短く、語尾をやわらかくすることで、読み手に優しい印象を与えます。

「〜ください」や「〜いたします」など、相手を尊重する表現を基本にしましょう。

長文を避けて見やすくする構成テクニック

案内文が長くなると、読む人の集中力が途切れやすくなります。

情報を整理しながら、適度に段落を分けたり、箇条書きを使うと視認性が高まります。

テクニック	ポイント
段落分け	3〜4文ごとに改行し、テーマを区切る。
箇条書き	持ち物・費用・日程など、数字情報は箇条書きで。
見出し	本文内に小見出しを加えて、内容を整理。

たとえば、「持ち物リスト」などは、次のように書くとわかりやすくなります。

 【持ち物】 ・運動着 ・タオル ・筆記用具 ・着替え

見た瞬間に内容が理解できる構成を意識することが、読みやすさの基本です。

参加を促す「行動喚起フレーズ」事例集

案内文の目的は、情報提供だけでなく「行動してもらうこと」です。

そのためには、自然に参加を促す「行動喚起（コール・トゥ・アクション）」を添えるのが効果的です。

目的	おすすめフレーズ
参加を促す	「皆さまのご参加をお待ちしております。」
返信を促す	「出欠のご連絡は○月○日までにお願いいたします。」
興味を引く	「今年は新しい企画もご用意しています。ぜひご参加ください。」

これらの表現を文末に入れるだけで、印象が格段に柔らかくなります。

相手の立場に寄り添う言葉こそ、伝わる案内文の鍵です。

それでは、第6章「配布前にチェック！案内文の確認リスト」を執筆します。

配布前にチェック！案内文の確認リスト

合宿案内文が完成しても、配布前の確認を怠るとトラブルの原因になります。

この章では、配布前に見直すべきポイントを「内容面」と「表現面」の2つの観点から整理します。

また、配布方法（メール・LINE・紙資料）ごとの注意点も紹介します。

誤記・抜け漏れを防ぐ最終確認項目

案内文で最も多いミスは、「日程や金額の誤り」「連絡先の漏れ」「締切日の未記載」などです。

配布前に、次のチェックリストを確認しましょう。

確認項目	チェック内容
日付	開始・終了・締切日の記載に誤りはないか。
場所	施設名・住所・アクセス情報は正しいか。
費用	金額の誤りや、含まれる内容が明確か。
連絡先	担当者の氏名・メール・電話番号が記載されているか。
持ち物	必要なものがすべてリストに含まれているか。
文体	丁寧語が統一されているか、語尾のバランスは整っているか。

第三者に一度読んでもらうのも効果的です。自分では気づかない誤記や不自然な言い回しを客観的にチェックできます。

メール・LINE・紙配布でのマナーと注意点

案内文の配布方法によって、気をつけるべきポイントが異なります。

以下の表を参考に、目的に応じて最適な形式を選びましょう。

配布方法	特徴	注意点
メール	送信履歴が残りやすく、ビジネス用途に向く。	件名を明確に（例：「○○合宿のご案内」）。添付ファイルはPDF形式に。
LINEなどのチャット	参加者への一斉連絡に便利。	長文を避け、詳細資料はリンクやPDFで共有。
紙配布	保護者・地域団体などに適する。	日付・費用・署名欄など、手書き対応欄を忘れずに。

配布後に修正を出すのは信頼を損ねやすい行為です。送付前に必ず最終確認を行いましょう。

配布後のフォローも忘れずに

案内を送って終わりではなく、参加者の反応を確認し、疑問や不安があれば早めにフォローします。

返信がない場合は、個別にやさしくリマインドするのも大切です。

たとえば次のように送ると、自然で好印象です。

 件名：【確認のお願い】○○合宿の出欠について ○○様 お世話になっております。 先日ご案内した○○合宿の出欠について、まだご返信をいただいていないようです。 お手数ですが、○月○日までにご連絡をお願いいたします。

案内文は「送るまで」ではなく「届いて理解してもらうまで」が仕事です。

その意識を持つことで、トラブルを防ぎ、信頼される案内ができます。

それでは、第7章「まとめ：分かりやすく伝えることが合宿成功の第一歩」を執筆します。

まとめ：分かりやすく伝えることが合宿成功の第一歩

この記事では、合宿案内文の目的から書き方、そして実際に使える例文までを一通り解説しました。

最後に、案内文を作成するときに意識しておきたいポイントを振り返りましょう。

チェック項目	要点
① 基本情報の網羅	日時・場所・費用・連絡先など、参加に必要な情報を漏れなく。
② 親しみやすいトーン	丁寧語を基本に、読みやすく自然な言葉で。
③ 見やすいレイアウト	箇条書きや表を使って、視覚的にも整理。
④ 出欠確認の明確化	返信期限や方法を必ず記載。
⑤ 誤記・確認の徹底	送付前に複数人でのチェックを実施。